Fakturering

Fakturering er noe av det viktigste som skjer i en bedrift, som et ledd i det å få penger inn. Her kan du lese mer om hva fakturering innebærer, krav til faktura, råd i forbindelse med purringer, med mer. Når du har lest gjennom, kan du se veiledninger for å lage faktura, sende faktura, eller opprette kreditnota.

Faktura – et salgsdokument

En faktura (også kalt “salgsdokument”) er et dokument som normalt gis til kunden hvis han/hun ikke betaler kontant. Fakturaen er en bekreftelse på at kunden har kjøpt en vare, og fått innvilget en midlertidig kreditt på x antall dager. Fakturaen skal oppfylle en del viktige krav, og en faktura som er sendt kan ikke slettes. Dersom du vil korrigere en feil, må det sendes en kreditnota – et motkrav til fakturaen – som bevis på at deler eller hele kravet i den opprinnelige fakturaen tilbaketrekkes (krediteres).

Videre skal faktura (og eventuelt tilbud, ordrebekreftelse, vedlegg) oppbevares trygt i henhold til bokføringsloven. For bedrifter med inntekt over 50.000 kr i løpet av 12 måneder, skal salgsdokumenter også føres som bilag / postering inn i et regnskap. En del av regnskapet kan du gjøre selv, men det kan være å rådføre seg med, eventuelt å bruke en regnskapsfører til dette.

Feil og mangler i regnskapet kan føre til alvorlige konsekvenser, og bør unngås. Å bruke en godkjent regnskapsfører kan derfor være lurt, for å sikre at regnskapet er ført riktig. I Faktum Faktura er det svært enkelt å oppdatere regnskapsfører fortløpende, for på den måten å minske risikoen for at noe blir feil. Du kan også enkelt få oversikt over nåværende situasjon ved hjelp av journalen, og blant annet se hvilke dokumenter som ikke er sendt, eller fakturaer som er ubetalte. Betalinger kan du registrere selv, hvis du ønsker oversikt over dette. I regnskapet må uansett betalinger føres.

En faktura skal betales senest på forfallsdato, gjerne før. Dersom forfallsdatoen har passert, uten at kunden har betalt, kan du sende en betalingspåminnelse. Når det har gått minimum 14 dager (etter forrige forfall) kan du velge å sende en purring, og legge på purregebyr/rente for det ekstra arbeid/belastning kunden har gitt deg. Purregebyr og eventuelt renter er valgfritt å legge på, men kan i mange tilfeller være lurt å sette på for å gi kunden et ekstra påskudd for å skynde seg å betale.

Dersom kunden av en eller annen grunn ikke aksepterer fakturaen, eller av annen grunn ikke vil betale, er det grunn til å reagere hurtig. Hvis kunden av en eller annen grunn holder tilbake betalingen, kan det være lurt å følge opp dette. Dersom du ønsker bistand med oppfølging, kan du søke råd hos regnskapsfører eller en oppfølgingstjeneste, som for eksempel Axactor.

Krav til faktura

For at en faktura skal anses som gyldig, må den oppfylle offentlige krav til fakturering. Utseende er mindre viktig, men vi anbefaler å benytte våre ferdige maler for å gi et profesjonelt uttrykk til dine kunder. Utover fakturaens innhold, er det også viktig å passe på hvor/hvordan dokumentet sendes, og ikke minst oppbevares. Dersom du har tilstrekkelig sikkerhetskopi, så er det ikke lenger behov for å ha en bunke med papirer liggende. En faktura skal alltid inneholde:

Fakturanummer i stigende rekkefølge

Selv om alle kravene til innhold er viktig, er dette spesielt viktig å være klar over. Fakturanummer skal bestå av en sammenhengende rekke som ikke kan endres manuelt. Dette betyr at programmet må lage fakturarekken for deg, noe Faktum Faktura selvsagt gjør. Dersom en feil oppstår, ta derfor kontakt med support, så hjelper vi deg.

Fakturadato

Dato når salg / tjeneste ble gjennomført. Fakturaen må sendes senest én måned etter at arbeidet ble gjennomført. Du har også lov til å datere fakturaen tilbake til siste dag i forrige måned (senest 15 virkedager i måneden etter), hvis varen eller tjenesten ble levert i slutten av måneden som inngår i fakturadatoen.

Fakturamottaker (kunden) og avsender

Bedriftens organisasjonsnummer, etterfulgt av “MVA” (hvis bedriften er registrert), navn og adresse må påføres – for begge parter. Til privatkunder trengs det ikke oppgis personnummer, men i begge tilfeller vil kunden få et kundenummer til internt bruk hos deg. Kundenummer kan forandres, og er ikke obligatorisk synlig på fakturaen. Hvis din bedrift er registrert som et AS eller NUF, er det viktig at ordet “Foretaksregisteret” står på fakturaen, gjerne i umiddelbar nærhet av organisasjonsnummeret.

Forfallsdato

Til privatkunder brukes ofte 14 dager, mens fra bedrift til bedrift varierer antall dager mer. Dess færre forfallsdager som benyttes, jo bedre er det for likviditeten (betalingsevnen) til bedriften. For kunden vil det derimot være mer hendig å ha lengre frist på å betale. Offentlig etater, kommuner og en del bedrifter ber derfor om lengre frist på fakturaene, for eksempel 30 dager.

Fakturagrunnlag

Vare(r) eller tjeneste(r) som er solgt. Skriv heller litt for mye enn for eksempel “arbeid etter avtale”. Bruk eventuelt feltene for innledende og avsluttende tekster. Videre må tidspunkt og sted for leveransen oppgis. Det samme må pris på varen(e), spesifisert merverdiavgift (mva) og totalsum inklusiv mva, dersom bedriften er mva-pliktig. Hvis du ofte selger det samme, kan det være fornuftig å bruke vareregisteret.

Dersom en feil oppstår

Skulle du være uheldig å sende en faktura med feil, så husk at den ikke skal slettes. Et unntak er at hvis fakturaen har blitt skrevet ut, men ikke levert, så kan den endres. Korrekt måte å korrigere en feil på faktura er (dersom den ikke er sendt) å annullere den. Dersom den er sendt, må du opprette kreditnota, og sende som et motkrav til det opprinnelige kravet. Så kan du lage fakturaen på ny (basert på den gamle), og rette feil, før du sender den ut.